Projekti voi olla lähes mitä vain toimitilan muutosta uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon tai koko yritystoiminnan aloittamiseen. Muita esimerkkejä projekteista voi olla rakennushanke, tutkimuksen toteuttaminen, tuotekehitysprosessi tai uuden myyntikanavan avaaminen.
Projektiin liittyy usein jotain monimutkaista tai monivaiheista, joka vaatii ainakin jonkin verran ennakkosuunnittelua, luovuutta tai erikoisosaamista. Yhden, kohtalaisen yksinkertaisen tehtävän hoitamista ei yleensä ole tarpeen ajatella projektina.
Mikä onnistuneen projektin suunnittelussa on tärkeää?
Projektissa keskeistä on päämääräsuuntautuneisuus, väliaikaisuus ja ainutkertaisuus. Verrattuna jatkuvaluonteiseen työhön projektissa on (tai ainakin pitäisi olla!) tarkkaan määritelty alku, loppu ja aikataulu toteutusta varten.
Projektia voi hoitaa yksi ihminen, mutta usein projektin luonteeseen kuuluu ainakin jonkin verran useamman ihmisen/tiimin/yrityksen yhteistyötä. Projektityössä korostuu itsensä johtamisen lisäksi siis myös vuorovaikutus muiden kanssa. Projektityössä tärkeää onkin tiedon kulku ja aikataulussa pysyminen, jotta yhteistyö toimii mahdollisimman saumattomasti. Jos yksi osa-alue projektista myöhästyy, se vaikuttaa pahimmillaan jokaiseen osa-alueeseen.
Tavoitteet määrittävät lopputulokset
Projektin suunnittelussa tärkeintä on tavoitteiden asettaminen. Ilman selkeitä tavoitteita, projekti jää epämääräiseksi ja tarvittavien välivaiheiden suunnittelu on mahdotonta. Selkeät tavoitteet ovat kuin kompassin neula, joka ohjaa laivaa kohti oikeaa satamaa. Matkalle voi sattua myrskyjäkin, mutta kun suunta on tiedossa, ei päästä eksymään.
Tavoitteiden määrittelyssä apuvälineenä voi käyttää SMART- muistisääntöä:
S = Specific (selkästi määritelty)
M = Measurable (mitattavissa)
A = Attainable (aikaan sidottu)
R = Relevant (realistinen)
T = Time-bound (tavoittelemisen arvoinen)
Onko tavoitteenne selkeästi määritelty, mitattavissa, aikaan sidottu, realistinen ja tavoittelemisen arvoinen?
Projektin vaiheet
Projektin pilkkominen selkeisiin vaiheisiin helpottaa projektin suunnittelua ja toteutusta. Voit käyttää projektin suunnittelussa apuna erilaisia visuaalisia keinoja, kuten aikajanoja, muistilistoja, ajatuskarttoja tai vaikka värikkäitä post-it-lappuja. Myös esimerkiksi PowerPointista ja Canvasta löytyy erilaisia pohjia projektin suunnitteluun ja vaiheiden esittämiseen. Visuaalisuus voi auttaa hahmottamaan selkeämmin projektin eri vaiheet ja osa-alueet ja viestimään niistä myös muille.
Ota talteen muistilista projektin vaiheiden suunnittelun tueksi!
Projektin 5 vaihetta
- Tarpeen tunnistaminen
- Mikä on ratkaistava ongelma?
- Mikä paranee, kun ongelma on ratkaistu?
- Tunnista riskit ja mahdollisuudet
- Määrittely
- Mitkä ovat selkeästi mitattavat tavoitteet?
- Mitkä ovat käytettävissä olevat resurssit?
- Mistä tietää, että projekti on valmis?
- Suunnittelu
- Tehtävien ja tiimien asettaminen
- Aikatalut ja välitavoitteet
- Budjetti ja budjetin seuranta
- Kuinka projekti lähtee käyntiin?
- Toteutus
- Tehtävien etenemisen seuranta
- Budjetin hallinta
- Ongelmien tunnistaminen ja
- ratkaisu
- Päätös
- Muista päättää projekti!
- Arvioi projektin tuloksellisuus
- Mitkä ovat jatkokehitystarpeet?
- Purku- ja palautekeskustelu
Tarvitsetko lisää tukea tai inspiraatiota projektien hallintaan tai johtamiseen?
Tutustu koulutuksiimme:
Liiketoiminnan erikoisammattitutkinto – Kaupan osaamisala
Liiketoiminnan erikoisammattitutkinto – Myynnin ja markkinointiviestinnän osaamisala
Tutkinnon osa: Projektinhallinta
