Etätyö on ollut esillä televisiossa, lehtijutuissa sekä netin palstoilla ja somessa, puolesta ja vastaan, kätevyyden kulmia sekä haasteiden pulmia korostaen. Kaikkeen tottuu, paitsi epävireiseen pianoon, sanotaan.
”Mikä on sinusta haasteellista etätyössä?”
Annoimme joitakin sanoja suuhun vastaamisen helpottamiseksi, niitä perusjuttuja, joista ”kaikki puhuvat”. Haasteellisimmaksi on koettu ajanhallinta ja töiden priorisointi. Monille kotona työskentely tuo lisää (vapaa-)aikaa, kun työmatkat jäävät pois, samoin kuin siirtymiset kokouspaikkojen välillä. Mihin aika käytetään? Pidempään työpäivään, kun töitä riittää kuitenkin? Onko työ tehokkaampaa etänä?
Varsinkin viime keväänä, kun koko perhe jäi kotiin kerralla, eivät olosuhteet olleet ihanteelliset koululaisille sen paremmin kuin työtätekeville vanhemmillekaan. Ihmeellisesti siitäkin selvittiin, ja etätyö ja -opiskelu on nyt osa tavallistakin tavallisempaa arkea.
”Äiti tekee nyt vähän vielä töitä, katso vaikka muumivideoita sillä aikaa.”
Ihan tavallista on, että lapset tulevat palavereihin vilkuttamaan tai ainakin koira tai katti kävelemään näppikselle. Onko se työtä vai vapaa-aikaa? Ja kun tietokone on siinä ruokapöydällä tai nojatuolin vieressä, illalla voin ihan pikaisesti vilkaista meilit tai lähettää juuri muistetun viestin, kun vielä muistan.
Viestinnän, tiedonkulun ja yhteydenpidon tökkiminen koetaan myös haasteelliseksi. Jos kuitenkin sähköposti on turvoksissa ja chatit laulavat, Teamsit ja Zoomit käyvät kuumina, ilmatila ja bittiavaruus ovat sakeanaan tiedosta, mihin kaikki tieto katoaa? Jokainen yhteydenotto on erillinen toimenpide. Olan yli tai kahvikupposta hakiessa ei tule huikattua kaverille mieleenjuolahtaneita aatoksia, ja sivummalla käytyjä keskusteluja jää kuulematta. Lippulappuja kertyy koneen reunoihin ja niistä puretaan asioita lisukkeiksi viesteihin, jotka koskevat ihan jotain muuta. Meneekö perille? No, uskoohan jotkut joulupukkiinkin.
Etänä on helppoa olla näkymätön, kuulumaton. Mitä kaikkea ehtiikään puuhata palaverin aikana? Loistava tilaisuus siivota sähköposteja. Entä webinaarit? Ihanaa, tunti aikaa kirjoittaa eilisen palaverin asiat muistiin, päivittää LinkedIn ja tsekata muut sometilit!
Entä jos keskittyisin ihan vain yhteen asiaan kerrallaan?
Olisin siinä kuuluisassa läsnäolon tilassa? Antaisin itselleni mahdollisuuden kuunnella, jottei puhujan tarvitse vastata samoihin kysymyksiin uudelleen – ai mitä kysyit, minultako? Suostuisin uppoamaan juuri käsillä olevaan aiheeseen. Voisiko tehokkuus löytyä sitä kautta? Kerralla purkkiin, kun olen sadalla prosentilla mukana. Kenen aikaa olen arvostamatta, kun multitaskaan? (monitohelointi, suom.huom.)
Johtamisen ja esimiestyön koulutuksen asiantuntijoina kysyimme tietysti etätyöstä myös johtamisnäkökulmasta.
Ylläripylläri! Hommat kyllä hoituvat, asiat osataan, työt tehdään, ei meillä lusmuilla. Kukaan ei maininnut töiden tekemättömyyttä! Johtamisen haasteet siis:
- Tiimihengen ylläpitäminen
- Vuorovaikutus
- Työntekijän tukeminen ja hänen motivaationsa ylläpitäminen
- Tiedonkulku ja viestintä
- Vapaamuotoinen keskustelu.
Haloo! Tarvittiin korona, etäilymääräykset ja yltiöitsenäinen työskentely, jotta nämä nousivat arvoonsa.
Kun kysyimme, mitä toivot esihenkilöltäsi ja miten toivot tulevasi johdetuksi, ylitse muiden toiveiden kohosi selkeä viestintä ja säännöllinen yhteydenpito. Mitä tämä herättää sinussa?
Mitä tehdä?
Parviäly ja kansan syvät rivit sen tietävät. Meistä jokainen sen tietää, kun hiukan funtsii.
Kysyimme: ”minkä hyväksi havaitun vinkin sinä antaisit etäjohtamiseen?”
- ”Kuuntele herkästi, ole läsnä ja tue kaikin mahdollisin tavoin. Opettele empatiaa.”
- ”1to1 keskustelut säännöllisesti. Niissä oikeasti vasta kuulee, miten muilla menee ja mitkä asiat mieltä askarruttaa. Kaikki eivät avaa suutaan yhteisissä tiimipalavereissa.”
- ”Kannattaa varata aikaa myös epämuodolliselle keskustelulle tiimissä, vaikka ollaankin etänä.”
Tässä vielä erään vastaajan ehdotus etätyöpäivään:
”Erilaisia teknisiä fasilitointikeinoja on paljon, mutta tärkeintä on rohkaista aitoon vuorovaikutukseen erilaisissa kanavissa (chatit, videopuhelut, teams-puhelut ym.) ja osoittaa, että etäisyydestä huolimatta ihminen on tärkein.
Myös aivan normaalit rutiinit ovat olennaisia, työn aloitus suunnilleen samaan aikaan kuin muutenkin, kampaa hiukset, pidä lounastauko ja jätä puhelin tai kone pois. Lopeta samaan aikaan kuin olisit toimistolla.
Kerro työkavereille ja esihenkilölle, jos työn tekemisessä on vaikeuksia syystä tai toisesta, anna muiden auttaa sinua. ”
Kuinka vaikeaa tämä siis voi olla?
Jonkun vastaajan mielestä haasteita ei ole, ei sen kummemmin kuin lähityössäkään. Monet osaavat johtaa työtään ja itseään, aloittaa työt ajallaan, tauottaa sopivasti ja lopettaa, kun työpäivän tunnit on tehty, vaikka työt eivät olisi loppuneetkaan.
Esihenkilöllä on suuri vastuu työstä ja sen tekijöistä. Johtaja ei hänkään selviä yksin. Meillä jokaisella on vastuu myös itsestämme ja työstämme, autetaan toisiamme, myös sitä pomoa. Millainen on hyvä etäalainen? Sitä emme hoksanneet nyt kysyä, mutta tulipa siihenkin vastaus:
”Tiimiläisiltäni esimiehenä kaipaan, että kukin olisi oman tarpeensa mukaan aktiivinen minun suuntaan, koska en haluaisi tunkea päivää täyteen ainakaan tarpeettomia palavereja kenellekään. Kukin siis tarpeensa mukaan. Haasteena voisin todeta sen, että satunnaiset kohtaamiset puuttuvat, jolloin esimiehen esimiehenä en tapaa tiimiläis-esimiesteni alaisia kuin satunnaisesti ja moni jää niin, että viestintää heidän kanssaan ei tule lainkaan. Vinkkinä siis, että kunkin pitäisi huolehtia esimiehen huomiosta tarpeensa mukaan.”
Ehdotankin, että pidämme mielessä sekä esihenkilönä, alaisena että työntekijänä ja tiimiläisenä sen, että olemme erilaisia tässäkin. Kysy. Kuuntele herkällä korvalla jokaista. Ole avoin, osallistu, kerro asiasi ja jotakin sen vierestä, kun sillä kuitenkin on vaikutusta ns. asiaankin. Läsnäolo on kiinnostuksen osoittamista, kuuntelua, kuulemista, mutta ei oletuksia ja omia tulkintoja toisen kommunikointiin. Tunteita saat ilmaista, ja kannattaakin, ennen kuin ne kertyvät tulivuoreksi, joka purskahtaa hallitsemattomasti.
Harjoitellaan ja opitaan!
Tessi Ranta-aho
Etäviestintäkoordinaattori
Ava-akatemia
Ps. Kutsu kaveri etäkahville tai kävelypalaveriin. Tai minut. 😉
